Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (4): Arbeiten im Flow

Aus der Glücksforschung wissen wir, dass nicht Geld und materieller Wohlstand Garant für Glück und Zufriedenheit sind, sondern die Momente im Leben, in denen wir intensiv in einer Sache aufgehen und darüber Raum und Zeit um uns herum vergessen. Der bekannte Glücksforscher Mihaly Csikszentmihalyi hat dafür den Begriff des ‚Flow‘ geprägt. Dieser Flow entsteht nicht beim Nichtstun oder im Urlaub, sondern durch die völlige Vertiefung und die Konzentration auf eine Tätigkeit. Die Tätigkeit wird dann mühelos und wie von selbst erledigt.

Wenn wir in unserem täglichen Arbeitsumfeld die Chance haben, in diesen Zustand, den Flow zu gelangen, trägt das natürlich erheblich zu unserer Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden bei (abgesehen von den Vorteilen für die Unternehmen durch die gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter).

Leider sieht der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen anders aus. Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails führen zu immer kürzeren Arbeitsphasen, kaum hat man sich in eine Aufgabe eingearbeitet, schon wird man wieder herausgerissen. Ein aktuelles Beispiel: die Analyse in einem Unternehmen ergab, dass die Mitarbeiter im Durchschnitt alle 6 Minuten ihre Tätigkeit wechseln. Die Chancen, in den als befriedigenden erlebten ‚Flow‘ – Zustand zu gelangen, sind da natürlich gering.

Lean Administration schafft hier Abhilfe durch drastische Reduzierung von Rückfragen und Störungen mit Hilfe standardisierter Prozesse sowie klarere Rollen- und Aufgabenverteilung. Beispielsweise konnten kürzlich im HR – Department 56% der Störungen und Rückfragen eliminiert werden, vergleichbare Beispiele gibt es aus den anderen Abteilungen wie Engineering, Einkauf, Logistik und vieles mehr. Neben der Wertstromanalyse kommen hier dann auch die Tätigkeitststruktur- und die Informationsstrukturanalyse zum Einsatz.

Fortsetzung folgt (Folge 5: Arbeiten im Team)

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (3): Fähigkeiten einsetzen und Verantwortung übernehmen

Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz erhängt in hohem Maße davon ab, ob man seine Fähigkeiten und Kompetenzen nutzen und anwenden kann. Dabei gilt es immer, das rechte Maß zu finden. Wenn die Anforderung die Fähigkeiten deutlich übersteigen entsteht Stress (“Burn Out”) – regelmäßige Unterforderung ist aber genauso anstrengend und kann im “Bore Out” enden.

Fähigkeiten Mitarbeiter

Im Lean Management wird der falsche Einsatz von Mitarbeitern inzwischen auch Verschwendung betrachtet. Das können beispielsweise hochqualifizierte Ingenieure oder andere Spezialisten sein, die bis zu 35% ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten wie Reisebuchungen verbringen, weil woanders die Stelle einer Teamassistentin eingespart worden ist. Und unter Umständen reichen dann die Kapazitäten der Spezialisten nicht aus, so dass es immer wieder zu Engpässen kommt. Weiterlesen

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (2): Glücklich durch Erfolgserlebnisse

Erfolgserlebnsisse machen glücklich und stärken unser Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.Dem Kunden genau das liefern, was er braucht oder die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt  zu haben, das lässt uns spüren, das unsere Arbeit gebraucht wird und trägt zur Arbeitszufriedenheit bei.

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Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (1): Das Streben nach Sinn

Das Streben nach Sinnhaftigkeit ist ein Urbedürfnis des Menschen. Das betrifft natürlich auch unser täglichen Arbeitsaufgaben. Wenn wir darin keinen Sinn erkennen, entsteht Frust und Unzufriedenheit. Jemanden dann durch externe Anreize zu motivieren ist sehr schwierig – wie man aus der Motivationsforschung inzwischen weiß. Was hat das nun mit Lean Management zu tun? Weiterlesen

Start einer neuen Serie: Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Management

Der Ansatz des Lean Management wird immer mit der Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Verbindung gebraucht. Auch lässt sich mit Lean Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern, was inzwischen eine Reihe von Unternehmen bewiesen haben. Seltener thematisiert worden sind bisher sind die Auswirkunge von Lean auf die Zufriedenheit der MItarbeiter. Weiterlesen

Die Arten der Verschwendung (8): Falscher Einsatz der Mitarbeiter

Kleine Büro

Ursprünglich gibt es im Lean Thinking sieben Arten der Verschwendung. Den falschen Einsatz von Mitarbeitern als zusätzliche Verschwendungsart zu deklarieren macht auf jeden Fall Sinn, denn hier gehen auch wertvolle Ressourcen verloren. Diese Verschwendungsart tritt auf, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter, Spezialisten oder Führungskräfte einen Teil ihrer Arbeitszeit mit einfachen Verwaltungsaufgaben, Reisekostenabrechnung oder ähnlichem verbringen. Im Zuge von Streichungen von Teamassistenzstellen ist das oft zu beobachten. Verschwendung tritt hier auf, weil das Unternehmen ein zu  hohes Gehalt zahlt für einfache Aufgaben aber auch, weil diese Situation in der Regel zu Demotivation der qualifizierten Mitarbeiter führt. Gerade im Zuge des Fachkräftemangels sind die Folgen absehbar: längerfristig muss sogar mit der Abwanderung qualifizierter Mitarbeiter gerechnet werden.

 

 

Die Arten der Verschwendung (7): Über-oder Untererfüllung von Arbeitsprozessen

Maßen Problemklein

Mit dieser Verschwendungsart ist gemeint, dass die Prozesse, Abläufe und Arbeitsaufgaben nicht durch die richtigen Instrumente, Hilfsmittel, Werkzeuge etc. unterstützt werden. Klassisches Beispiel für diese Verschwendungsart sind ungeeignete IT – Systeme. Das kann der Bruch zwischen manueller und elektronischer Eingabe sein oder die Bearbeitung von Arbeitsvorgängen auf dem Papierweg, weil kein Workflow System vorhanden ist. Aber auch die Überdimension der IT oder der Arbeitswerkzeuge  gehört zu dieser Kategorie der Verschwendung. Man kennt das doch: da wird in einem Unternehmen SAP genutzt, trotzdem hat jeder Mitarbeiter seine Excel Tabellen parat, weil er dem SAP System nicht traut. Oder man nutzt für  einfache Prozessabbildungen ein hoch komplexes Modellierungstool wie beispielsweise Aris. Ursache für diese Art der Verschwendung ist in der Regel, dass die Anforderungen der Anwender, der ‘Kunden’ dieser Systeme, nicht ausreichend genug analysiert und berücksichtigt werden.