Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (5): Positives Arbeitsklima

Ein positives Arbeitsklima ist eine wesentliche Voraussetzung für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Man geht gerne ins Büro, wenn man sich gut mit den Kollegen versteht. Auch sind Leistungen gut funktionierende Teams deutlich besser, als im Fall von Konflikten innerhalb des Teams. Leider erschweren heutige Rahmenbedingungen  wie  permanenter Wechsel und Veränderungen  oft den Aufbau gut funktionierender Beziehungen unter den Kollegen.  Beziehungen unter den Kollegen können aber nur entstehen, wenn man einander kennen lernt, gegenseitiges Verständnis schafft und gemeinschaftlich Dinge erarbeitet werden.

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Dazu ist der Lean Ansatz geradezu ideal: Man startet immer mit einer schnittstellenübergreifenden Analyse von Prozessen und Arbeitsabläufe, beispielsweise in Form der Wertstromaufnahme. Oft erhalten die Mitarbeiter hier zum ersten mal Einblick in das, was ihre Kollegen eigentlich machen. Ein Verständigungsprozess über die gemeinsame Arbeit wird in Gang gesetzt – oft entstehen nur dadurch bereits erste Verbesserungen in der Zusammenarbeit. Die Teamarbeit durchzieht die ganze Lean Implementierung: nach der Aufnahme der aktuellen Ist Situation werden gemeinsam Verbesserungen geplant und durchgeführt, immer mit dem Fokus: die Betroffenen werden zu Beteiligten und übernehmen Verantwortung für ihre Arbeitsprozesse. Dauerhaft werden durch diese Vorgehensweise  und den Blick über den Tellerrand Respekt und Verständnis für die Kollegen aufgebaut,  was sich in der Regel auch in einem verbesserten Arbeitsklima niederschlägt.

Wir haben also wieder eine Win – Win Situation: Neben Effizienzsteigerungen trägt Lean auch zu einem bewussteren und besseren Umgang der Mitarbeiter untereinander bei.

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (4): Arbeiten im Flow

Aus der Glücksforschung wissen wir, dass nicht Geld und materieller Wohlstand Garant für Glück und Zufriedenheit sind, sondern die Momente im Leben, in denen wir intensiv in einer Sache aufgehen und darüber Raum und Zeit um uns herum vergessen. Der bekannte Glücksforscher Mihaly Csikszentmihalyi hat dafür den Begriff des ‚Flow‘ geprägt. Dieser Flow entsteht nicht beim Nichtstun oder im Urlaub, sondern durch die völlige Vertiefung und die Konzentration auf eine Tätigkeit. Die Tätigkeit wird dann mühelos und wie von selbst erledigt.

Wenn wir in unserem täglichen Arbeitsumfeld die Chance haben, in diesen Zustand, den Flow zu gelangen, trägt das natürlich erheblich zu unserer Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden bei (abgesehen von den Vorteilen für die Unternehmen durch die gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter).

Leider sieht der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen anders aus. Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails führen zu immer kürzeren Arbeitsphasen, kaum hat man sich in eine Aufgabe eingearbeitet, schon wird man wieder herausgerissen. Ein aktuelles Beispiel: die Analyse in einem Unternehmen ergab, dass die Mitarbeiter im Durchschnitt alle 6 Minuten ihre Tätigkeit wechseln. Die Chancen, in den als befriedigenden erlebten ‚Flow‘ – Zustand zu gelangen, sind da natürlich gering.

Lean Administration schafft hier Abhilfe durch drastische Reduzierung von Rückfragen und Störungen mit Hilfe standardisierter Prozesse sowie klarere Rollen- und Aufgabenverteilung. Beispielsweise konnten kürzlich im HR – Department 56% der Störungen und Rückfragen eliminiert werden, vergleichbare Beispiele gibt es aus den anderen Abteilungen wie Engineering, Einkauf, Logistik und vieles mehr. Neben der Wertstromanalyse kommen hier dann auch die Tätigkeitststruktur- und die Informationsstrukturanalyse zum Einsatz.

Fortsetzung folgt (Folge 5: Arbeiten im Team)

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (3): Fähigkeiten einsetzen und Verantwortung übernehmen

Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz erhängt in hohem Maße davon ab, ob man seine Fähigkeiten und Kompetenzen nutzen und anwenden kann. Dabei gilt es immer, das rechte Maß zu finden. Wenn die Anforderung die Fähigkeiten deutlich übersteigen entsteht Stress (“Burn Out”) – regelmäßige Unterforderung ist aber genauso anstrengend und kann im “Bore Out” enden.

Fähigkeiten Mitarbeiter

Im Lean Management wird der falsche Einsatz von Mitarbeitern inzwischen auch Verschwendung betrachtet. Das können beispielsweise hochqualifizierte Ingenieure oder andere Spezialisten sein, die bis zu 35% ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten wie Reisebuchungen verbringen, weil woanders die Stelle einer Teamassistentin eingespart worden ist. Und unter Umständen reichen dann die Kapazitäten der Spezialisten nicht aus, so dass es immer wieder zu Engpässen kommt. Weiterlesen

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (2): Glücklich durch Erfolgserlebnisse

Erfolgserlebnsisse machen glücklich und stärken unser Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.Dem Kunden genau das liefern, was er braucht oder die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt  zu haben, das lässt uns spüren, das unsere Arbeit gebraucht wird und trägt zur Arbeitszufriedenheit bei.

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Zufriedene Mitarbeiter durch Lean (1): Das Streben nach Sinn

Das Streben nach Sinnhaftigkeit ist ein Urbedürfnis des Menschen. Das betrifft natürlich auch unser täglichen Arbeitsaufgaben. Wenn wir darin keinen Sinn erkennen, entsteht Frust und Unzufriedenheit. Jemanden dann durch externe Anreize zu motivieren ist sehr schwierig – wie man aus der Motivationsforschung inzwischen weiß. Was hat das nun mit Lean Management zu tun? Weiterlesen

Start einer neuen Serie: Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Management

Der Ansatz des Lean Management wird immer mit der Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Verbindung gebraucht. Auch lässt sich mit Lean Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern, was inzwischen eine Reihe von Unternehmen bewiesen haben. Seltener thematisiert worden sind bisher sind die Auswirkunge von Lean auf die Zufriedenheit der MItarbeiter. Weiterlesen

Die Arten der Verschwendung (8): Falscher Einsatz der Mitarbeiter

Kleine Büro

Ursprünglich gibt es im Lean Thinking sieben Arten der Verschwendung. Den falschen Einsatz von Mitarbeitern als zusätzliche Verschwendungsart zu deklarieren macht auf jeden Fall Sinn, denn hier gehen auch wertvolle Ressourcen verloren. Diese Verschwendungsart tritt auf, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter, Spezialisten oder Führungskräfte einen Teil ihrer Arbeitszeit mit einfachen Verwaltungsaufgaben, Reisekostenabrechnung oder ähnlichem verbringen. Im Zuge von Streichungen von Teamassistenzstellen ist das oft zu beobachten. Verschwendung tritt hier auf, weil das Unternehmen ein zu  hohes Gehalt zahlt für einfache Aufgaben aber auch, weil diese Situation in der Regel zu Demotivation der qualifizierten Mitarbeiter führt. Gerade im Zuge des Fachkräftemangels sind die Folgen absehbar: längerfristig muss sogar mit der Abwanderung qualifizierter Mitarbeiter gerechnet werden.